特定個人情報の取扱いについて

当社における特定個人情報の取扱いについて

2023年7月1日更新

特定個人情報を含まない個人情報の取扱いについてはこちら

当社は、お客さまの個人番号及び特定個人情報（以下、お客さまの特定個人情報を「特定個人情報」といい、これとお客さまの個人番号を総称して「特定個人情報等」といいます。）のお取扱いに関し「NTTグループ情報セキュリティーポリシー」を基本とし、以下のとおり、お取扱いいたします。

特定個人情報等の取扱いについて

１当社における特定個人情報等の利用目的について

当社で保有する特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

なお、お客さまから直接書面にて記載された特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法18条第４項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。
ただし、番号法第29条第３項で読み替える個人情報保護法第16条第３項第１号又は第２号にあたる場合はこの限りではありません。

２第三者への特定個人情報の提供について

会社は、特定個人情報を第三者提供しません。ただし、番号法19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報の提供を受けることがあります。

３特定個人情報等の共同利用について

当社が、お客さまからお預かりしている特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

特定個人情報等の開示等の手続きについて

当社がお預かりした特定個人情報等に対して「開示等のご請求」（開示等：開示、内容の訂正、利用停止等）をご希望される場合は次の手順にてお申し出いただきますようお願いいたします。

1. 開示等の請求等の申し出先

所定の請求書に必要書類を添付の上、封筒に朱書きで「特定個人情報請求書在中」とお書き添え上、下記まで郵送によりご送付ください。
なお、郵送に当たっては、簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。

〒100-0003　東京都千代田区一ツ橋一丁目1番1号パレスサイドビル７階
株式会社NTT ExCパートナー
DX推進部　特定個人情報相談窓口宛

2. 開示等の請求等における提出書面

次の請求書（１）をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人を確認するための書類（２）を同封してご郵送下さい。

当社の請求書
「開示等請求書(特定個人情報等)」
本人であることを確認するための書類
①運転免許証、②健康保険の被保険者証、③旅券（パスポート）、④年金手帳、⑤写真付住民基本台帳カード、⑥外国人登録証明書の写し 1 通（①から⑤はコピー）

※｢開示等の求め｣に関して取得した特定個人情報等の扱いについて
開示等の求めによりお預かりした特定個人情報等の利用目的は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

3. 代理人による開示等の請求等

開示等の請求等をすることについて代理人に委任する場合は、上記２．（１）及び（２）の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。
（ご本人により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる戸籍謄本若しくは抄本又は住民票をご提出いただくことも可能です。）
代理人本人であることを確認するための書類
①運転免許証、②健康保険の被保険者証、③旅券（パスポート）、④年金手帳、⑤写真付住民基本台帳カード、⑥外国人登録証明書の写し 1 通（①から⑤はコピー）

4. 手数料

利用目的の通知、開示等の請求等の場合には、請求毎に1,000円（税込）の手数料が必要となります。
なお、特別な開示・通知方法を求められ、追加の費用が必要となる場合は、実費を勘案し手数料とさせていただきます。
手数料は開示等ご請求時に郵便切手にて請求書と併せて受領いたします。

5. 開示等の請求等に対する回答方法

請求者の請求書記載住所あてに書面によってご回答いたします。

※個人情報の不開示事由について
次に定める場合は、ご請求いただいた開示等の請求に対応することはできません。
不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。

請求書に記載されている住所、ご本人の確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないとき等、ご本人であることが確認できない場合
代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
所定の提出書類に不備があった場合
請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
開示のご請求の対象が法第2 条第5 項にいう保有個人データに該当しない場合
ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
他の法令に違反することとなる場合
業務受託に伴ってお預かりした情報

当社の特定個人情報等に関するご相談窓口

当社の特定個人情報、及び特定個人情報の取扱いに関するご相談窓口については、下記まで、お手紙もしくは電子メールにてお申し出下さい。なお、ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、ご了承賜わりますようお願い申し上げます。

所在地

〒100-0003　東京都千代田区一ツ橋一丁目1番1号パレスサイドビル７階
株式会社NTT ExCパートナー　DX推進部
個人情報相談窓口

お問い合わせフォーム

法の遵守について

特定個人情報等の取扱いにあたっては、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及び関連法令を遵守し、主管する省庁のガイドラインや業界ガイドラインを守ります。

安全管理措置について

特定個人情報等の取扱いにあたっては、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

１組織的安全管理措置

委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成、更に継続的な改善など組織的な管理体制を構築しています。

２人的安全管理措置

役員、社員、派遣社員を問わず、特定個人情報等を取り扱う全ての従業者に、特定個人情報等の保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。また、特定個人情報等の取扱業務を委託する場合は、委託先（再委託先等を含みます。）が適切に特定個人情報等を管理しているか監督し、改善が必要な場合には速やかに改善依頼を行います。改善が見られない場合には、委託先の変更その他の必要な措置を講ずるものとし、厳格に対応いたします。

３物理的安全管理措置

特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等による特定個人情報等の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

４技術的安全管理措置

個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視など技術的安全管理措置を講じます。

マネジメントシステムの継続的改善について

管理体制や規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切なる管理体制を常に改善し、特定個人情報等の保護に積極的に取り組みます。

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